Em síntese, o arquivo XML é apenas
um formato de arquivo digital usado mundialmente em diversos sistemas, com
grande capacidade de leitura e interpretação e, por isso, é utilizado como meio
de transporte e armazenamento das informações da NF-e.
Com o advento do Emissor de Nota
Fiscal Eletrônica 2.0, a Secretaria da Fazenda através de recentes atualizações
lançadas no Portal Nacional da NF-e, não está mais permitindo que as Notas
Fiscais emitidas eletronicamente, sejam diretamente importadas via leitor ótico
pelo DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) obrigando assim ainda
mais que os mesmos mantenham um arquivo digital referente cada Nota Fiscal
emitida pelo seu fornecedor.
Deste entendimento nasce uma das
principais obrigações da NF-e, que é o armazenamento seguro dos arquivos
digitais da NF-e durante o prazo decadencial de cinco anos, conforme a
legislação vigente. E quando dizemos armazenamento seguro, este se deve ao fato
de que o emitente é o único a possuir tal arquivo, porém junto destas
atualizações surge a oportunidade de o destinatário recuperar tal arquivo via
consulta completa no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, não sendo assim mais
justificável a ausência de tal arquivo mantido pelo destinatário da NF-e.
A perda de um arquivo
digital da NF-e equivale ao extravio da via do contribuinte da Nota Fiscal
tradicional.
No momento de uma possível
fiscalização, o emitente deve apresentar ao Fisco, como documento fiscal, o
arquivo digital. A integração de dados com outros sistemas (como o da
contabilidade) a partir desta atualização deve ser feita através do uso do
mesmo arquivo digital. Desta forma, o emitente tem a responsabilidade de criar
metodologia de backup que garanta a guarda dos arquivos digitais. Normalmente,
um sistema de emissão e gerenciamento da NF-e gera XML de envio (para
transmissão inicial), XML de retorno (com a aprovação da Sefaz) e XML de
distribuição (com possíveis informações complementares para disponibilização aos
clientes). Destes três, somente o XML de retorno é obrigatório para
armazenamento, mas, por conta do processo, é importante realizar backup de
todos.
Sobre DANFE, sigla que dá nome ao
Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, em resumo, este documento tem o
objetivo de acompanhar o transporte dos bens da NF-e; deve ser impresso em
papel comum, formato A4; seu layout pode ser customizado desde que obedeça ao
ato Cotepe que o rege; deve conter código de barras referente aos 44 dígitos da
chave de acesso da NF-e; pode conter canhoto serrilhado desde que esteja de
acordo com o layout definido pelo ato Cotepe, entre outras coisas. Quem recebe
uma DANFE deve consultar sua escrituração na Sefaz através da chave de acesso.
A conclusão é que a DANFE não pode ser usada como documento fiscal, mas sim o
arquivo digital que a originou.
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