XML

Em síntese, o arquivo XML é apenas um formato de arquivo digital usado mundialmente em diversos sistemas, com grande capacidade de leitura e interpretação e, por isso, é utilizado como meio de transporte e armazenamento das informações da NF-e.

Com o advento do Emissor de Nota Fiscal Eletrônica 2.0, a Secretaria da Fazenda através de recentes atualizações lançadas no Portal Nacional da NF-e, não está mais permitindo que as Notas Fiscais emitidas eletronicamente, sejam diretamente importadas via leitor ótico pelo DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) obrigando assim ainda mais que os mesmos mantenham um arquivo digital referente cada Nota Fiscal emitida pelo seu fornecedor.

Deste entendimento nasce uma das principais obrigações da NF-e, que é o armazenamento seguro dos arquivos digitais da NF-e durante o prazo decadencial de cinco anos, conforme a legislação vigente. E quando dizemos armazenamento seguro, este se deve ao fato de que o emitente é o único a possuir tal arquivo, porém junto destas atualizações surge a oportunidade de o destinatário recuperar tal arquivo via consulta completa no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, não sendo assim mais justificável a ausência de tal arquivo mantido pelo destinatário da NF-e. A perda de um arquivo digital da NF-e equivale ao extravio da via do contribuinte da Nota Fiscal tradicional.

No momento de uma possível fiscalização, o emitente deve apresentar ao Fisco, como documento fiscal, o arquivo digital. A integração de dados com outros sistemas (como o da contabilidade) a partir desta atualização deve ser feita através do uso do mesmo arquivo digital. Desta forma, o emitente tem a responsabilidade de criar metodologia de backup que garanta a guarda dos arquivos digitais. Normalmente, um sistema de emissão e gerenciamento da NF-e gera XML de envio (para transmissão inicial), XML de retorno (com a aprovação da Sefaz) e XML de distribuição (com possíveis informações complementares para disponibilização aos clientes). Destes três, somente o XML de retorno é obrigatório para armazenamento, mas, por conta do processo, é importante realizar backup de todos.

Sobre DANFE, sigla que dá nome ao Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, em resumo, este documento tem o objetivo de acompanhar o transporte dos bens da NF-e; deve ser impresso em papel comum, formato A4; seu layout pode ser customizado desde que obedeça ao ato Cotepe que o rege; deve conter código de barras referente aos 44 dígitos da chave de acesso da NF-e; pode conter canhoto serrilhado desde que esteja de acordo com o layout definido pelo ato Cotepe, entre outras coisas. Quem recebe uma DANFE deve consultar sua escrituração na Sefaz através da chave de acesso. A conclusão é que a DANFE não pode ser usada como documento fiscal, mas sim o arquivo digital que a originou.

A complexidade do SPED não permite que o tema seja esgotado em um ou dois artigos. De qualquer forma, parece fundamental esclarecer que uma das grandes vantagens da adoção da NF-e – a segurança – só passa a existir realmente se forem adotados todos os procedimentos corretos. Caso contrário, a empresa ficará em uma situação delicada estando sujeita a fiscalização, autuações e conseqüentemente multas altíssimas: acredita contar com um segurança que não verdade não existe.

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